《應用文寫作》課件模塊四 會務文書寫作.pptx

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1、一、會議日程一、會議日程(一一)會議日程的含義會議日程的含義會議日程是指會議在一定時間內的具體安排,即各項議程的時間排列,如有說明,可附于表后,會前發給與會者。會議日程是會議進行的藍圖,是會議有序進行的保證。會議日程在時間、地點、人員等問題上,如遇到一些變化,可相應調整。(二二)會議日程的寫法會議日程的寫法會議日程一般采用簡短的文字或表格形式,將會議時間分別固定在每天上午、下午和晚上三個單元里,將會議的議題具體化。會議日程包括標題和正文兩部分。1.1.標題標題標題由會議名稱和文種構成,如“公司經銷商會議日程安排表”。2.2.正文正文無論采用文字還是表格形式,會議日程安排都要明確以下幾項內容:日

2、期、時間、內容、地點、負責人。二、會議議程二、會議議程(一一)會議議程的含義會議議程的含義會議議程是會議議題的具體體現,是指對會議的議題進行安排,確定會議議題的先后順序。(二二)會議議程的作用會議議程的作用會議議程即會議的程序安排,是指對已經確定的議題列出先后順序。會議議程不僅能夠規范會議的內容,而且能夠約束會議溝通的次序與節奏。如果會議欠缺議程,則會議的內容不能確定,溝通的次序勢必雜亂無章。為讓與會者對會議及早作準備,會議議程應隨會議通知事先發給與會者。(三三)會議議程的寫法會議議程的寫法會議議程一般由標題和正文構成。1.1.標題標題標題由召集會議單位名稱、會議名稱和文種構成,如“公司年度經

3、銷商會議議程”。2.2.正文正文會議議程一般用事項排列的方式分別列出會議的各項議題,并標注各項議題所需時間。有的會議議程在前言部分介紹會議名稱、時間和地點。(四四)會議議程的寫作要求會議議程的寫作要求(1)根據會議主題按照議題的輕重緩急編排次序。(2)每一個議題應預估所需的處理時間并清楚地標示出來。(3)安排討論的問題,盡量將同類性質的問題集中排列在一起。(4)保密性較強的議題通常放在會議后期討論,以便讓無關的參會人員退席后再商討。一、開幕詞一、開幕詞(一一)開幕詞的含義開幕詞的含義開幕詞是黨政機關、社會團體及企業、事業單位的領導人在會議開幕時的致詞,旨在闡明會議的指導思想、交代會議議程、闡述

4、會議宗旨和重要意義,向與會者提出會議的中心任務和要求。(二二)開幕詞的特點開幕詞的特點1.1.宣告性宣告性無論召開什么重要會議或開展什么重要活動,按照慣例,一般都要由主持人或主要領導人致開幕詞。這是一個必不可少的程序,標志著會議或活動的正式開始。2.2.指導性指導性開幕詞通常要闡明會議或活動的性質、宗旨、任務、要求和議程安排等,集中體現了大會或活動的指導思想,起著定調的作用。開幕詞對引導會議或活動朝著既定的正確方向順利進行,保證會議或活動的圓滿成功,有著重要的意義。3.3.簡明性簡明性開幕詞應運用通俗、明快、上口的語言,內容要簡潔明了、短小精悍,最忌諱長篇累牘、言不及義,多使用祈使句,表示祝賀

5、和希望。(三三)開幕詞的寫法開幕詞的寫法1.標題標題(1)會議名稱和文種構成。會議名稱和文種構成。(2)由致詞人姓名、會議名稱和文種構成。由致詞人姓名、會議名稱和文種構成。(3)復式標題。復式標題。2.時間和稱謂時間和稱謂標題之下,居中用括號注明會議開幕的年、月、日。如致詞人姓名沒有寫在標題中,要居中寫在標題之下、時間之上。3.正文正文(1)開頭。開頭。開頭一般開門見山地宣布會議開幕,也可以對會議的規模及會議的籌備人員和出席會議人員情況等作簡要介紹,并對會議的召開表示祝賀,對與會人員表示感謝。(2)主體。主體。主體一般包括以下內容:會議召開的背景和意義;會議的性質、目的及主要任務;會議的主要議

6、程及要求;會議的奮斗目標;等等。(3)結尾。結尾。開幕詞的結束語要簡短、有力,要有號召性和鼓動性,寫法上常用呼告語表述,常用“預祝大會圓滿成功”等語句。二、閉幕詞二、閉幕詞(一一)閉幕詞的含義閉幕詞的含義閉幕詞是黨政機關、社會團體及企業、事業單位的領導人在大型會議或活動閉幕時所作的總結性講話。閉幕詞是大會的尾聲,意味著會議即將結束。(二二)閉幕詞的特點閉幕詞的特點1.總結性總結性凡重要會議或重要活動,與開幕詞相對應,一般都有閉幕詞。致閉幕詞是一道必不可少的程序,標志著整個會議或活動的結束。2.評估性評估性閉幕詞通常要對會議或活動作出正確的評價,充分肯定會議或活動所取得的成果,強調會議或活動的主

7、要精神和深遠影響。3.號召性號召性閉幕詞要向與會者提出貫徹落實大會精神的要求和希望,使與會者充滿信心地奔赴各自的崗位,為實現大會提出的目標而盡職盡責地完成各自的任務。(三三)閉幕詞的寫法閉幕詞的寫法1.1.標題標題(1)由會議名稱和文種構成,有的只寫文種,以“閉幕詞”作為標題;(2)由致詞人姓名、會議名稱和文種構成,如在大會上的閉幕詞;(3)采用復式標題結構形式,由主標題和副標題組成。2.2.時間及稱謂時間及稱謂時間寫于標題之下居中,用括號注明會議閉幕的年、月、日。如致詞人姓名沒有寫在標題中,要居中寫在標題之下、時間之上。3.3.正文正文(1)(1)開頭。開頭。開頭首先說明會議已經完成預定任務

8、,然后概述會議的進行情況,恰當地評價會議的收獲、意義及影響。有的開頭用簡潔的文字說明會議在何種情況下圓滿閉幕。(2)(2)主體。主體。主體是閉幕詞的核心內容,寫明會議通過的主要事項和會議的基本精神;肯定會議的成果,對大會作出客觀評價;指出會議的重要性和深遠意義;向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求。(3)(3)結束語。結束語。結束語一般先對保證大會順利進行的有關單位及服務人員表示感謝;以堅定的語氣發出號召、提出希望、表示祝愿等;最后用“現在,我宣布,大會閉幕”宣布會議結束。一、會議主持詞一、會議主持詞(一一)會議主持詞的含義會議主持詞的含義會議主持詞是會議主持者主持會議時使用的帶有指揮性、引導

9、性的講話。(二二)會議主持詞的特點會議主持詞的特點1.1.結構固定結構固定會議主持詞的結構是由會議議程決定的,必須嚴格按照會議議程謀篇布局,不能隨意發揮。2.2.內容一致內容一致會議主持詞的內容是由會議內容所決定的,不能脫離會議議題。因此,在撰寫會議主持詞的過程中,從內容乃至遣詞造句、語言風格、講話口氣等,都要服從并服務于整個會議,與會議相協調、相一致。3.3.篇幅短小篇幅短小會議主持詞的篇幅一般不宜過長,要短小精悍,抓住重點,提綱挈領。如果篇幅過長,甚至重復會議內容,就會造成主次不分。4.4.語言平實語言平實會議主持詞應與嚴肅的會議氣氛相適應,在語言運用上應該平實、莊重、簡明、確切,要開門見

10、山、直入主題,盡量不用修飾和曲筆。(三三)會議主持詞的寫法會議主持詞的寫法1.1.標題標題會議主持詞的標題力求簡潔明了,由會議名稱加文種“主持詞”構成,如市科學技術協會第十二次代表大會開幕式主持詞。2.2.稱謂稱謂稱謂應根據會議的性質和出席會議的人員確定。它一般用泛稱,如“各位領導、同志們”、“各位來賓”、“各位代表”、“同志們”、“同學們”等。3.3.正文正文(1)(1)開場白。開場白。開場白的形式多種多樣,可開門見山、直奔主題,如“今天,我們在這里召開市科學技術協會第十二次代表大會”。(2)(2)主體。主體。主體部分是會議的主要議程,也是會議主持詞的核心部分。這部分是向與會者全面介紹會議的

11、總體安排,可先總說、后分說，也可直接分條說,還可以不明確說有幾項議程。(3)(3)結束語。結束語。結束語可以總結會議收到的效果,也可以發出號召、邀請,還可以表達祝愿,寄托主持者美好的愿望。(四四)會議主持詞的寫作要求會議主持詞的寫作要求會議主持詞的主要內容是開頭的會議背景介紹和結尾的會議總結任務布置兩部分,中間部分只要簡單介紹一下會議議程就可以了。因此,會議主持詞的撰寫,重點在開頭和結尾。二、會議報告二、會議報告(一)會議報告的含義會議報告是指特定的組織或個人根據會議安排向與會者所作的系統陳述、演講或介紹。(二)會議報告的種類1.會議工作報告2.主旨報告3.形勢報告4.動員報告5.事跡報告(三

12、三)會議報告的寫法會議報告的寫法1.1.標題標題(1)由報告機關、文種構成,如“公司年度工作報告”。(2)由會議名稱、文種構成,如“同志在會議上的報告”。(3)由報告人姓名、會議名稱、文種構成。如“同志在工作會議上的報告”。(4)正副標題。正標題揭示主題,副標題標明“在會議上的報告”。例如,“抓住機遇,迎接挑戰,開創公司新局面同志在公司年終總結表彰大會上的報告”。2.2.報告日期或題注報告日期或題注標題下方標注報告的日期。如標題中已經注明報告時間,就不必再標注。如果會議報告已經獲得會議表決通過,可以在標題下標寫題注,注明通過的日期和會議名稱。3.3.稱謂稱謂稱謂安排大致有兩種情況:一是只寫在報

13、告的開頭;二是除開頭的稱呼外,在報告的進程中適當穿插使用,作用是提示聽眾注意。每次稱呼的出現,都標志著報告進入了一個新層次。4.4.正文正文(1)(1)開頭。開頭。(2)(2)主體主體。報告主體部分的結構形式主要有以下三種:1)1)遞進式。遞進式。2)2)并列式。并列式。3)3)對比式。對比式。(3)(3)結尾。結尾。結尾要根據報告的性質和內容來定。會議報告結尾的寫法一般有兩種:一種是概括全文的內容,通常是對前景的展望或對文件內容的概括性總結;另一種是以報告的最后一個問題的末段作為全文的結尾,內容講完了,自然結束。(四四)會議報告的寫作要求會議報告的寫作要求(1)會議報告代表一級組織的意見,它

14、不是一個人所能完成的,而是集體討論的結果。會議報告在起草過程中要經過反復修改,在領導宣讀之后,仍要請代表們討論,提出修改意見。(2)會議報告具有總結和指導作用,總結工作中的經驗、教訓,明確下一階段的工作任務。通過報告,與會者可以認清形勢、明確任務,更好地完成會議提出的各項任務。一、會議記錄一、會議記錄(一一)會議記錄的含義會議記錄的含義在有組織、有領導地商議事情的集會上,專門記錄人員把會議的組織情況和具體內容如實地記錄下來,就形成了會議記錄。會議記錄是記錄會議上講話、發言、決定、決議等內容的一種文字材料。比較重要和正式的會議都需要做會議記錄。(二二)會議記錄的作用會議記錄的作用1.史料作用會議

15、記錄是會議最原始的全面記錄,反映了會議的內容和進程,是日后查找會議有關內容的重要依據和憑證。2.素材作用會議記錄是形成會議紀要、會議簡報的重要素材。為使會議開得生動活潑,提高會議質量,要發會議簡報。3.依據作用會議記錄可以作為傳達、執行會議決定和貫徹會議精神的依據,也可以作為總結工作、檢查決議執行情況的依據。(四四)會議記錄的寫法會議記錄的寫法1.1.會議組織情況會議組織情況(1)標題。標題由會議名稱(含屆、次)加上“記錄”構成。(2)會議的名稱(含次數)。(3)召集部門。寫清召集會議的單位或機構的名稱。(4)開會日期和地點。開會時間要寫清年、月、日,以及會議開始的具體時間。會議地點要寫清召開

16、會議的場所的名稱。(5)出席、列席、缺席人員。(6)主持人、記錄人。要寫出主持人的姓名和職務。記錄者的姓名也要寫上,以示對所作記錄的內容負有責任。2.2.會議內容會議內容(1)會議的中心議題以及圍繞會議中心議題展開的有關活動;(2)會議討論、爭論的焦點及各方的主要見解;(3)權威人士或代表人物的言論;(4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;(5)會議已議決的或議而未決的事項;(6)對會議產生較大影響的其他言論或活動。二、會議提案二、會議提案(一一)會議提案的含義會議提案的含義會議提案是參加各級代表大會的代表、參政議政會議代表或委員,或依法可以提案的單位或個人,向大會提出意見和建議,要

17、求大會討論,或提請轉交政府部門解決的書面建議。會議提案比較常見的是兩會提案和企業、事業單位的職工代表大會提案。(二二)會議提案與議案的區別會議提案與議案的區別1.1.內容不同內容不同議案是國務院發布的黨政機關公文處理工作條例中規定的15種公文文種之一。2.2.制作主體不同制作主體不同議案的制作主體是法定的,是具備法定權限的各級人民政府,并僅限于向同級權力機關行文。會議提案的制作主體可以是個人或組織。3.3.法律效力不同法律效力不同人民代表大會是權力機關,議案一經通過,就具有法律效力。會議提案是民主監督的一種形式,沒有法律約束力。4.4.提出的時間不同提出的時間不同議案一般只在會議期間提出。會議

18、提案既可在會議期間提出,也可在休會期間提出。5.5.通過的方式不同通過的方式不同議案須經人民代表大會或人大常委會審議后表決通過,然后形成相應的決議或決定。會議提案只要經過提案委員會審查,符合規定,便予以立案。(三三)會議提案的寫法會議提案的寫法1.案由案由就是標題,高度概括提案的內容,揭示提案的主旨。例如例如,“,“關于進一步加快我市關于進一步加快我市社會工作事業發展的建議社會工作事業發展的建議”、“進一步扶持中小微企業發展進一步扶持中小微企業發展”、“關于發掘我市社會關于發掘我市社會保障卡金融功能的建議保障卡金融功能的建議”等。等。2.提案者寫明提案者的單位名稱和姓名,包括聯系方式。聯名提案的,發起人作為第一提案人,簽名列于首位。其他人可作為附議人。3.提案內容提案內容包括兩部分:一是案由分析;二是建議和要求。(四四)會議提案的寫作要求會議提案的寫作要求寫作會議提案要深入學習有關方針政策和法律法規,對所提的提案事項要深入開展調查和分析研究,內容要實事求是,分析要貼切,提出的建議要切實可行。